Vorher: 200 Bestellungen pro Woche, von Hand ins ERP
180 bis 220 Belege pro Woche - PDFs, Excel-Listen, eingescannte Faxe. Drei Kolleginnen aus der Auftragserfassung tippten das den ganzen Vormittag manuell in die Warenwirtschaft: 15 bis 25 Minuten pro Beleg, hochgerechnet rund 50 Stunden reine Tipparbeit pro Woche. Anderthalb volle Stellen, nur um Information von einem System ins andere zu übertragen - fehleranfällig und bei niemandem beliebt.
Heute: Bestellung rein, geprüfter Beleg raus
Die Mails kommen wie immer rein. maupa greift sich die mit Anhängen, erkennt den Kunden und liest Positionen, Mengen, Liefertermin, Bestellnummer und Lieferadresse heraus - auch aus schiefen Scans und handschriftlichen Faxen.
Dabei kennt das System Theralines Welt: Bestellt ein Stammkunde „die üblichen vier“, weiß maupa aus der Bestellhistorie, welche Artikel gemeint sind - selbst wenn im Dokument keine einzige Artikelnummer steht. Eine Kollegin prüft das Ergebnis in 60 bis 90 Sekunden und gibt frei.
Der Beleg kommt fertig an - nicht halb
Der eigentliche Unterschied liegt in dem, was nach dem Lesen passiert. maupa wurde auf Theralines Abläufe zugeschnitten und erledigt die Handarbeit rund um den Beleg gleich mit: Versandkosten und Zuschläge nach den Regeln des jeweiligen Kunden, Zahlungsbedingungen, Rabatte - erwähnt ein neuer Händler seinen vereinbarten Eröffnungsrabatt in der Bestellung, wird er erkannt und eingetragen.
Auch das Lager profitiert: Set-Artikel werden automatisch in ihre Einzelpositionen aufgelöst und die Positionen in der Laufreihenfolge des Lagers sortiert - die Kommissionierung arbeitet den Beleg einfach von oben nach unten ab. Bei Lieferungen außerhalb der EU stehen die Zollangaben samt Gewichten direkt mit auf dem Beleg. Und kundenspezifische Hinweise, die früher in Köpfen und auf Notizzetteln lebten, landen automatisch als Vermerk auf dem Auftrag.
Nichts geht ungeprüft raus
Ist sich maupa bei einer Angabe nicht sicher, markiert es das offen, statt zu raten. Kein Beleg landet in der Warenwirtschaft, den nicht ein Mensch freigegeben hat. Und mit jeder Freigabe lernt das System dazu: Eine einmal bestätigte Zuordnung sitzt beim nächsten Mal sofort.
Was mit den 50 Stunden passiert ist
Entlassen wurde niemand. Die freigewordene Zeit wandert dorthin, wo sie wirklich gebraucht wird: aktive Kundenrückfragen, Reklamationen, Termine. Das Team macht wieder das, wofür es eingestellt wurde - und die Bestellungen sind schneller und konsistenter im System als je zuvor.